1

LL valgt

2

Godkendt

3

Godkendt

4

Intet nyt

5

Intet nyt

6

Intet nyt

7

Udsat til næste møde

8

Det udsendte materiale diskuteredes. Der var generel tilfredshed. Det vedtoges at Projektbeskrivelsen lægges ud på hjemmesiden og den nye skydebane får sit eget menupunkt på hjemmesiden.
Derefter gennemgik vi de muligheder for sponsorering og fondstilskud der byder sig netop nu.
·         Medlemsobligationer er klar til trykning. I den forbindelse tager sponsorgruppen kontakt til trykkeri også med henblik på kommende trykkeriopgaver som skilte mm.
·         Der ønskes et alternativ til obligationerne så sponsorer i stedet kan købe et sponsorbevis. Der var en vis usikkerhed om størrelsen og udfærdigelsen af sådanne beviser og om modtagergruppen og tidshorisonten. Sponsorgruppen tager emnet op på næste bestyrelsesmøde.
·         Ansøgning om større sponsorater og fondsmidler kræver en snarlig indsats fra banegruppen med en detaljeret plan både mht tid og økonomi  for de ting der skal anskaffes og de planlagte bygningsværker bla a fordi sådanne fondsmidler:
- ofte har ansøgningsfrist
-kræver målrettede ansøgninger
-Kræver oversigt over planlægning af byggeri
-Kræver detaljeret økonomisk oversigt
-kræver et efterfølgende regnskab/bilag og må derfor ikke kollidere med andre aftaler
Banegruppen melder tilbage til sponsorgruppen så hurtigt som muligt og laver oplæg til næste bestyrelsesmøde.
·         Ansøgning om sponsorater og fonde kræver central styring.
·         Tiden er inde til at vise projektet frem og slå på tromme for det. Der skal tages kontakt til pressen snarest muligt. Formand og kasserer tager initiativet.
·         Banegruppen optager forhandling med Duematic, Promatic, Rockwool og andre centrale producenter inden næste møde.
·         Sponsorgruppen prøver at sætte ”faste priser” på nogle af de modydelser vi kan tilbyde. Udvalget melder tilbage på næste møde.

MJ 

MJ/Je/JD

 

MJ/Je/JD

 JD/VS

HH/JD


JD/VS 

MJ/Je/JD

9

Spørgsmålet om momsregistrering skal afgøres hurtigt, inden der foretages større indkøb. Bestyrelsen vil gerne have en beskrivelse af de økonomiske følger fra revisor ell lign. Vi har som mdl af DFF mulighed for at undlade at lade os momsregistrere.

Vi så billeder fra Ruskær-turen og banegruppen kom med kommentarer. Det står nu klart at der ikke er så væsentlige forskelle mellem forskellige typer kastemaskiner at det influerer på valget.
 Banegruppen vil derfor primært koncentrere sig om økonomien i anskaffelsen af nye maskiner, når der i nær fremtid skal tages kontakt til forhandlerne.

HH?

JD/VS

10

Fremover vil vi søge at undgå sammenfald mellem bestyrelsesmøder og andre arrangementer. 

Punkt

Beslutning

Varetages af

1

LL valgtes som dirigent

2

Godkendt

3

I referatet fra 12-01-12 pkt 11 ændres sætningen:
” at medlemmerne af de øvrige udvalg honoreres med 2 skydekort (40 lerduer) for hver dag, de udøver arbejde for foreningen.”
Til:
"at medlemmerne af de øvrige udvalg honoreres med 2 skydekort (40 lerduer) for hver hele dag, de udøver arbejde for foreningen. En arbejdsindsats på mindre end en fuld arbejdsdag honoreres med et skydekort."
Ellers godkendt.

4

·         HH orienterede:

Forbundet har tegnet en ny forsikring. Denne hænges op på skydebanen
Der gives 100 kr til alle kursister fra DJ, som tænkes anvendt på træning på skydebanen. Jagttegnslærerne orienteres

Nyt tilbud fra DJ om webhotel. Efter en kort orientering fra MJ besluttede vi, at vi fortsætter som hidtil

Kredsmødet søndag d. 18/03. Vi deltager med 6 medlemmer.

De nye vedtægter er sendt til godkendelse i DJ og forventes godkendt indenfor 4 uger. Formanden orienterer pr mail til alle, når dette er sket.

 Ansøgning om indmeldelse i DFF er afsendt. Formanden orienterer pr mail til alle, når indmeldelsen er godkendt.

HH/VS

HH

 


HH

HH

5

Vi har fået afregning fra Forbundet for de betalende medlemmer (24.000 kr).

6

MJ orienterede

·         JKF deltager gerne i dialog og hjælp med eventuelt opstart af lokale hjortevildtsgrupper i vores område og ser gerne at det sker, men grupperne skal styres lokalt og ikke af JKF. JD lovede at arbejde videre på at starte en gruppe for Ødis/Vamdrup.

JD

7

Flere muligheder for dækning af kurser og forsøg på at fastholde de uddannede blev diskuteret. HH kommer med et oplæg til næste møde.

 HH

8

-Vedr. drift af den nye skydebane var der en bred diskussion af mulige ting, der skal tages under overvejelse mht. drift, indkøb og nyanskaffelser. Der er dog ingen ting der haster og de tages op løbende. JD lovede at opdatere listen over (aktive) instruktører, så der kan laves en ny liste og billeder til at hænge op på skydebanen.
Der vil pågå en del jordarbejde de kommende uger.

-Vedr. fundraising tegner der sig nu nogle klarere muligheder for sponsorering. Je, JD og MJ laver et oplæg til det kommende møde og går i gang med at søge fonde og optagelse på Folkeoplysningsliste så snart vedtægter og optagelse i DFF er i hus.
MJ går i gang med medlemsobligationerne.

JD/VS

Je/MJ/JD
 

MJ 

9

Der vil ikke blive nedsat et nyt aktivitetsudvalg for indeværende. De enkelte udvalg har således frit råderum til at lave arrangementer. Medlemmer der har ideer og muligheder for at formidle aktiviteter henvender sig til bestyrelsen, som så vil sætte det i værk. Aktiviteter gøres til fast punkt på dagsordenen.

Alle

10

-I forhold til prisen var der tilfredshed med trykke- og papirkvaliteten af det nye medlemsblad.

-Flugtskydningsudvalget får brug for en ny traktor. Det tages op på næste møde.

Punkt

Beslutning

Varetages af

1

LL valgtes som ordstyrer

2

Godkendt

3

Godkendt

4

HH: På kredsmødet deltager vi med 6 medlemmer

5

JD meddelte at vi havde fået afslag fra Skydebanepuljen på vores ansøgning om støtte i 2012

6

HH refererede fra mødet 11/01.
Mængden af nyt var begrænset, men det må anses for positivt, at JKF Kolding nu endelig har fået en central konto som foreningerne kan indbetale til når der afregnes forplejning i forbindelse med JKF-jagterne.
Desuden blev der på mødet udtrykt tilfredshed med skydebanebesøget for nyjægerne og med VJ´s måde at håndtere JKF-tilmeldingerne.

HH opfordrede bestyrelsen til at medvirke til at så mange som muligt møder frem til JKF-Kolding-årsmødet onsdag d 18/01 hos strandjægerne på Marina syd. MJ lægger opfordringen ud på hjemmesiden fredag.

7

JD: Indtil videre er der ikke foretaget nye ændringer i de planer der er indsendt til kommunen.
VS: Der er ønske om indkøb af et kasseapparat til skydebanen. Det vil ske straks i det nye år, men det undersøges hvad prisen er for forskellige typer. Et ”gammeldags” kasseapparat med få funktioner kan nok uden videre købes for få hundrede kroner, mens fremtidens kasseapparat som skal kunne anvende Dankort, nok er noget dyrere.
Der blev ikke truffet nogen endelig beslutning.

VS: Orienterede om alternative støjdæmpende midler. Det er ikke aktuelt indtil videre.

8

På generalforsamlingen indhenter bestyrelsen under punktet ”indkomne forslag” bemyndigelse til at tegne medlemsobligationer. Se referatet fra mødet 09/12 pkt 9.2
Desuden behandles forslaget om nye vedtægter under punktet ”indkomne forslag”
V. hj. a telefonopkald erfarede bestyrelsen, at TP modtager genvalg.

VS meddelte at han modtager genvalg

JD meddelte at han modtager genvalg

9

MJ renskriver udkastet og sender det rundt til godkendelse sammen med referatet. Udkastet offentliggøres på hjemmesiden samtidig med dette foreløbige referat.

MJ

10

-Jagtudvalget indstillede til bestyrelsen, at Morten Jessen bliver ny formand. Michael fortsætter indtil videre med at administrere JKF- jagterne. Bestyrelsen godkendte indstillingen.

-Aktivitetsudvalg: Vi har for indeværende intet aktivitetsudvalg. Der har ikke været aktiviteter i indeværende år, og der kan heller ikke imødeses aktiviteter i det kommende år.
-Intet andet nyt kunne meddeles.

11

1 -Bestyrelsen vedtog at bestyrelsen ikke ønsker honorar for sit arbejde.

Bestyrelsen vedtog herefter:
2 -at flugtskydningsudvalget det kommende år fortsætter sin linje for honorering af arbejdet på skydebanen

3 -at medlemmerne af de øvrige udvalg honoreres med 2 skydekort (40 lerduer) for hver dag, de udøver arbejde for foreningen*. Derefter gjordes det op hvor mange sådanne ”medlemsdage” de enkelte udvalg forventede at råde over:

·         Jagtudvalg 5

·         Riffeludvalg kendes ikke (ingen medlemmer af riffeludvalget var til stede)

·         PR (LL) 12

·         Medlemsblad/hjemmeside 0

·         Hundeudvalg 50

·         Rågeudvalg 2

*Ændret på møde 15/03 2012 pkt 3

12

MJ orienterede om at det kommende medlemsblad bliver fattigt på indhold og billeder fra udvalgene. Bladudvalget har simpelthen ikke fået tilstrækkeligt materiale (især hvad angår billeder) fra resten af foreningen. Det tilbud, udvalget har fået fra trykkeriet om 4 ekstra farvelagte midtersider, vil derfor nok ikke blive benyttet.

Punkt

Beslutning

Varetages af

1

LL valgtes

2

Dagsorden godkendtes

3

Referat fra 09/11 godkendtes

4

Intet nyt

5

Intet nyt

6

MJ refererede fra mødet 07/12, hvor Claus Lind redegjorde for sin kandidatur til formandsvalget for forbundet.
MJ orienterede desuden om stadige problemer mht koordination af tilmeldingerne til JKF-jagterne. Det kniber især med Lilballe-jagterne. Der må imødeses en vis uoverensstemmelse på JKF-Koldings årsmøde desangående.

7

Som baggrund for de nye vedtægter besluttedes, at vi fremover ønsker at skifte navn til Vamdrup Jagtforening, og at vi ønsker at tilslutte os Dansk flugtskydningsforbund. Det sidste gøres med baggrund i de større muligheder dette vil give i forhold til tipsmidler og folkeoplysningsloven.
Desuden kan vores medlemmer deltage i andre konkurrencer hvor flugtskydningsforbundet er vært.

Derefter gennemgik vi tre modeller: De gamle vedtægter fra VOJF, vedtægterne fra Vejen Jagtforening og standardvedtægterne fra Danmarks jægerforbund, og vi strikkede en foreløbig model for Vamdrup Jagtforening sammen. HH og MJ mailer sammen og præsenterer hurtigst muligt en foreløbig version pr mail til resten af bestyrelsen. Denne version behandles som selvstændigt punkt på bestyrelsesmødet 11/01 og den endelige version præsenteres som selvstændigt punkt på generalforsamlingen.
Der kan opstå tilføjelser i forbindelse med tegning af medlemsobligationer (se pkt 9.2)

MJ,HH

8, 8.1

JD orienterede: Der er afholdt møde 21/11 med RG og kommunen. JD og VS redegjorde for forskellige modeller for baneanlæg. Der skal afleveres tegninger til Kommunen inden jul til godkendelse. JD sender denne model pr mail til bestyrelsens medlemmer inden da, så bestyrelsen kan nå at forholde sig til den.
HH opfordrede alle til at svare så hurtigt som muligt, også hvis de godkender modellen (husk at bruge kommandoen ”svar til alle”).

 

JD 

Alle

9

9.1 Udskydes til der er klarhed over anlægget og modellen. Det blev igen slået fast, at vi underretter hinanden om større indkøb og mulige sponsorater (se også referat fra møde 11/10 pkt 8)

9.2 MJ orienterede om samtaler med sagfører og præsenterede en skitse til model. Tegningen af medlemsobligationer kan muligvis føre til tilføjelse i vedtægter, der skal indføjes inden generalforsamlingen, og en sådan tegning skal under alle omstændigheder godkendes af generalforsamling, hvorfor vi søger at få klarlagt og beskrevet forløbet inden da.

Der vil være tale om ”værdipapirer” på et beløb af 1.000 kr. med en løbetid på 15 år, som kun kan erhverves af medlemmer, og som ikke forrentes. En del af obligationerne vil blive udtrukket til indløsning på generalforsamlingerne.

MJ bemyndigedes til at gå videre med sagen og orienterer løbende. Punktet tages op igen på mødet 11/01

MJ

10

HH tager kontakt til samtlige udvalg og finder ud af deres planer for det kommende år. Der skal muligvis nedsættes nye udvalg og tilføjes medlemmer til siddende udvalg. Punktet tages op på mødet 11/01

HH

11

Intet væsentligt

12

Vi diskuterede forskellige former for aflønning og bonusordninger for udvalgsarbejder. Punktet tages op som selvstændigt punkt på dagsorden 11/01

MJ opfordrede til at man melder tilbage på referat, også hvis man kan godkende det.

Alle

Alle

Punkt

Beslutning

Varetages af

1

LL valgtes

2

Dagsorden godkendt.
Dagsorden vil fremover blive udsendt som mail

3

Referat godkendtes.
Det blev besluttet at referatet altid vedlægges indkaldelse til efterfølgende møde som vedhæftet fil.

4

Intet nyt

5

Kassebeholdning opgøres pt som godt 500.000, hvilket er helt efter planen

6

·         Bestyrelsen er indbudt til et møde 7/12 hos strandjægerne, hvor Claus Lind Christensen vil orientere om hvad han vil med sin opstilling som formandskandidat til valget på næste repræsentantskabsmøde.  MJ deltager.

·         MJ orienterede om besværligheder med det betalingssystem for JKF-jagterne, som blev aftalt på sidste JKF-generalforsamling. Det lader til at der er problemer med at oprette en kasse hvortil beløbet kan overføres. MJ arbejder videre med problemet

MJ

MJ

7

HH udleverede de nuværende Vedtægter. Alle går hjem og læser dem igennem; og på næste møde diskuteres hvilke ændringer, der skal foretages. På DJ´s hjemmeside findes en skabelon for  vedtægter for foreninger under DJ. Måske kan den anvendes i et vist omfang, men der skal tages hensyn til lokale forhold og folkeoplysningsloven

Alle

8

Je gennemgik forskellige muligheder for fundraising.

HH påpegede, at i øjeblikket gælder det om at anvende de muligheder der kan anvendes til/under anlægning af den nye bane. Her tegnede der sig især et par muligheder

·         De planlagte standpladser: der søges lokale og landsdækkende sponsorer. JD og Je prøver at udarbejde faste priser også på evt modydelser som event og teambuilding, så det bliver lettere at forhandle med kommende sponsorer

·         Blad og hjemmeside

·         Materielle sponsorater i forbindelse med indkøb til kastehuse mm.

·         Medlemsobligationer. MJ undersøger de juridiske muligheder

·         Auktioner

Andre muligheder ser lovende ud men tages op senere.
Der vil måske kunne opstå et problem ang på den ene side den reklame evt sponsorer ønsker og på den anden side det udseende vi ønsker for den nye skydebane, men det hører fremtiden til

JD,Je

JD/VS

MJ

9

Der foregår stadig store jordtransporter og man diskuterede adskillige muligheder for anvendelse af den jord der ikke skal anvendes direkte til støjvolde. Der skal holdes møde med det firma der leverer jorden 21/11.
Det nuværende klubhus søges bevaret så længe som det overhovedet er muligt. Det kan blive nødvendigt med en overgangsordning med midlertidige barakker. Et egentligt nyt klubhus er noget af det sidste, der vil blive etableret.

10

Bladudvalget (MJ på vegne af…) orienterede om påtænkte ændringer herunder

·         Måske skift til nyt (lokalt?) trykkeri med muligheder for ændret (ringere) papirkvalitet og evt ekstra farvesider

·         Skydetiderne på banen kan risikere at skride i forbindelse med at dele af den ny bane tages i brug. Det er muligt at den sædvanlige annoncering af skydetiderne simplificeres. Den detaljerede planlægning skal dog stadig bringes på hjemmesiden hvor der er mulighed for løbende opdatering.

Bladudvalget fik bemyndigelse til at gå videre med de eventuelle ændringer

Annoncering foretages som normalt. Med flere farvesider vil der dog være mulighed for en større sponsorering. Bladudvalget orienterer hurtigst muligt bestyrelsen, hvis der viser sig en mulighed

11

Fremtidige møder diskuteredes. Vi påregner mindst to møder mere inden generalforsamlingen

Punkt

Beslutning

Varetages af

1

LL valgt

2

Dagsorden godkendt

3

Referat fra 25/08 godkendt

4

Intet nyt

5

Der er afregnet med landinspektøren for omlægning af jord mm i forbindelse med anlægning af ny skydebane. Regningen er på 25.000 kr.

6

På mødet 05/09 valgtes Bent Junker som nyt medlem af grønt råd.

7

Udskydes til næste møde

HH

8

Det blev besluttet at:

• Vi indtil videre ikke ønsker at samarbejde med andre foreninger om finansiering og brug af den nye skydebane

• Vi fra nu giver hinanden håndslag på ikke at gøre større indkøb uden at tænke i sponsorater. Formanden eller kasserer skal underrettes hvis man handler ”stort”.

• Vi arbejder videre ud fra forventningen om, at (dele af) banen kan tages i brug i 2012

• Naboejendommen er udbudt til salg til ca. 2.600.000,00 hvilket er for stor en investering for jagtforeningen. Derfor arbejdes der kun videre med køb af det areal der støder direkte op til vores P-plads. Naboen er pt ikke interesseret.

-Der blev drøftet en del tekniske problemer i forbindelse med anlægningen af banen. Der kan løbende opstå problemer alt efter hvor hurtigt de store mængder jord bliver afleveret.

-Bestyrelsen besluttede derfor at bemyndige VS og JD til at varetage praktiske problemer løbende og orientere bestyrelsen på hvert af de følgende møder.  

-Bestyrelsen godkendte foreløbigt udkastet til en reklamefolder, som skal anvendes i forbindelse med forhandling om sponsorater.

-Bestyrelsen nedsatte herefter et udvalg bestående af Je, MJ og JD til at arbejde med søgning fra fonde, og med at udarbejde en foreløbig oversigt over, hvad der kan sponsoreres (læs: ”sælges”) til hvem og til hvilken pris - og hvad vi kan tilbyde til gengæld. Dette foretages frem til næste bestyrelsesmøde. Indtil videre har udvalget søgt om midler fra den såkaldte ”skydebanepulje” pr. 01/10. Vi har endnu ikke fået nogen besked om hvorvidt der er bevilget midler.

-HH og JD tager kontakt til pressen for at orientere om anlægningen af ny skydebane.

  
 
VS, JD

 
Je,MJ,JD

 
HH,JD

9

Der indkaldes til ordinær generalforsamling 21/02 2012.  Generalforsamlingen forløber som normalt med indledende møde med udvalgene. Efter generalforsamlingen orienterer bestyrelsen de fremmødte om arbejdet med og planerne for den nye skydebane. Dette meddeles i indkaldelsen.

LL